Vrijgestelde vergoedingen verblijfskosten bij dienstreizen bieden werkgevers de mogelijkheid om bepaalde kosten van werknemers belastingvrij te vergoeden. Ook werkgevers die niet onder de cao Rijk vallen, kunnen deze regeling toepassen. Voorwaarde is wel dat de werknemer vanuit kostenoogpunt in vergelijkbare omstandigheden verkeert als een ambtenaar op dienstreis.
Wanneer zijn vrijgestelde vergoedingen verblijfskosten bij dienstreizen mogelijk?
Een werkgever mag de bedragen uit de cao Rijk gebruiken zonder onderzoek te doen naar de werkelijke kosten van iedere werknemer. Wel moet aannemelijk zijn dat:
- de werknemer vergelijkbare werkzaamheden verricht als een ambtenaar op dienstreis;
- sprake is van een dienstreis;
- de werknemer daadwerkelijk verblijfskosten maakt.
Een dienstreis is een door de werkgever noodzakelijk geachte reis naar een andere locatie dan de vaste werklocatie.
Voorwaarden voor een binnenlandse dienstreis
Voor vrijgestelde vergoedingen verblijfskosten bij dienstreizen gelden onder meer de volgende voorwaarden:
- de dienstreis duurt minimaal 4 uur;
- de bestemming ligt in een andere gemeente of minimaal 1 kilometer van de vaste werklocatie.
Of aan deze voorwaarden wordt voldaan, hangt af van de feiten en omstandigheden.
Vergoedingen verblijfskosten bij dienstreizen 2026
Vanaf 1 januari 2026 gelden de volgende bedragen:
| Onderdeel | Vergoeding | Gericht vrijgesteld |
|---|---|---|
| Kleine uitgaven overdag | € 7,35 | € 6,56 |
| Kleine uitgaven 's avonds | € 21,92 | € 13,12 |
| Logies | € 164,52 | € 162,74 |
| Ontbijt | € 16,07 | € 16,07 |
| Lunch | € 22,19 | € 12,97 |
| Avondmaaltijd | € 33,57 | € 32,56 |
Voor logies en maaltijden geldt dat de werknemer de kosten daadwerkelijk moet maken bij bijvoorbeeld een hotel, restaurant of café.
Vrijgestelde vergoedingen verblijfskosten bij dienstreizen en de WKR
Vergoedt een werkgever meer dan de fiscaal vrijgestelde bedragen? Dan vormt het meerdere belast loon. Het bedrag kan eventueel worden aangewezen als eindheffingsloon binnen de werkkostenregeling (WKR), mits aan de gebruikelijkheidseis wordt voldaan.
Een werkgever hoeft overigens niet alle vergoedingen uit de cao Rijk toe te kennen. Ook lagere vergoedingen zijn toegestaan.
Praktisch voorbeeld
Een werkgever kent een lunchvergoeding van € 15 toe tijdens een dienstreis. In 2026 is hiervan maximaal € 12,97 gericht vrijgesteld. Het restant van € 2,03 is belast loon of kan onder voorwaarden in de vrije ruimte van de WKR worden opgenomen.
Let op bij toepassing
De Belastingdienst kan vragen om een onderbouwing waaruit blijkt dat de werknemer vanuit kostenoogpunt vergelijkbaar is met een ambtenaar op dienstreis. Zorg daarom voor een goede vastlegging van dienstreizen en gemaakte kosten binnen uw administratie.
Heeft u vragen over verblijfskostenvergoedingen, de werkkostenregeling (WKR) of de loonadministratie? Neem contact met ons op voor persoonlijk advies.